赵刚首先代表大会地方组委会向IAU执委会汇报了大会筹备工作的进展，主要集中在IAU执委会比较关心的会场、会议网站建设及会议注册等问题。赵刚对会场的结构以及会议室的规格做了简要介绍，表示经过此前长期而细致的磋商，地方组委会已经与中国国家会议中心（CNCC）就会场使用及费用等问题达成协议，并将在得到IAU执委会确认后举行正式合同签字仪式。同时，会议网站（http://www.astronomy2012.com）已经建成并正式对外开放，会议注册平台已搭建完成并将如期开放。赵刚向IAU执委会阐释了地方组委会关于此次会议的具体预算，详细说明了此次会议注册费的收取标准，并承诺地方组委会一定会尽全力确保注册费不高于2007年与IAU签订的承办协议中的标准。此外，赵刚还向IAU执委会介绍了会议住宿、餐饮服务等方面的准备情况，以及地方组委会成员分工和后期筹备规划。最后，赵刚代表地方组委会向IAU组委会提出了一些在筹备工作中遇到的问题，希望得到IAU执委会的建议和指导。

    在听取了地方组委会的汇报后，Williams主席代表IAU执委会对地方组委会提出的问题进行了说明，同时提出了IAU执委会对于大会筹备工作的一些要求，主要包括避免在CNCC同期举行的第23届国际理论与应用力学大会（ICTAM）影响IAU大会的正常运行，尽快确立正式签署会场租用合同的时间节点，确保会议注册平台的开放与运行等。同时，IAU秘书长Ian Corbett同IAU执委会其他参会人员分别就会议注册费的收取、会议资助经费的来源、会场使用安排等方面进行了咨询。赵刚及地方组委会相关人员针对IAU执委会提出的要求和问题逐一进行了回答和说明，并表示地方组委会将尽最大努力做好会议的各项筹备工作，与IAU执委会保持联系畅通，及时沟通并解决工作中遇到的问题。最后，赵刚代表地方组委会邀请IAU执委会代表来京访问，针对会场及配套设施等方面进行考察并指导筹备工作，Williams主席欣然接受邀请，表示计划在今年秋季率IAU执委会代表团来访。

    通过本次会议，第28届IAU大会地方组委会与IAU执委会代表成员就大会筹备工作中的关键问题进行了认真而有成效的讨论，充分听取和了解了双方所关心的问题和要求，明确了下一步筹备工作的方向和重点，对于2012年IAU大会的顺利举行具有重要的指导意义。